原来预约可以这么简单?

  • 责任编辑:小壹 发布时间:2020-11-26
  •        “请问您有预约吗?”这个前台小姐姐的常用话术,往往大家通过一个较为封闭性的办公场所,就可以听到这句话。今天小壹要讲讲学校的场地预约,那么学校的场地预约是怎么样的呢?如果学校要召开一场小规模的会议,只需学校领导和班主任参加,这个流程是怎么样的呢?大部分学校是这样的:通过与场地管理员沟通,明确某个时间段场地无人使用,再逐一通知到每个参加会议人员,人员收到信息前来参会,通过纸质表格签到,直至会议结束。

     

    但使用传统的预约方式存在一些问题,如:

    1、场所利用率不高:人工进行会议预约安排,会议室及教室利用率不高,安排时间不合理。

    2、人工通知费时费力:会议开始前,通过人工对参会人员进行电话通知,操作流程繁琐。

    3、人工签到准确性不高:会议开始,人工进行点名或签到签退,无法保证准确性,浪费大量人力物力。

    4、迟到、早退现象:参会人员在会期间,会议无法确认参会人员是否存在迟到、早退现象。

    5、记录无统一管理:会议记录无法实时统计与分析,无法查看会议数据。

     

          随着智慧校园在学校的普及,为会议预约、教学预约带来了新的手段和方式。近年来,智慧会议在学校教育中被越来越多地运用,它的重要性日渐凸显,看 预约系统 如何让会议预约无纸化,高效化。

     

    会议预约流程:

          当学校召开会议、内部培训等工作需要申请会议室时,可以通过在微信端的智慧预约系统进行申请。具体操作流程如下:?

     

    1、申请人登录智慧预约系统,选择会议室预约,填写会议室申请单:选定可预约的时间、可预约的会议室,填写会议主题、会议概况、参会人员等信息,填写成功,等待审批。

     

     

    2、在会议预约申请界面下,填写相关信息,然后提交;提交预约申请后,微信推送通知管理员,提醒审批;?

    3、管理员点击审批信息进行审核确认,确认无误,系统通过微信推送审批成功信息给申请人,同时推送参会信息通知相应的参会人员,最终所有参会人员的出席情况会推送给申请人,无需一个个统计、汇总,提高会议效率。

     

     

    4、会议开始前,管理员开启预约教室的门禁,等待人员考勤签到;通过刷卡、人脸、指纹其中一种验证方式,验证通过生成考勤记录。

    5、会中,被预约教室展示当前教室进行的会议内容、会议时长,提醒其他人员该房间正被使用;

    会议结束后,点击班牌签退,点击可查看考勤详情。

     

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